Alle lijnen, halte voor halte.

Bevestiging

Zodra de aanbetaling of het hele bedrag binnen is, krijgt de gast zijn bevestiging in de taal waarin hij boekte. Bij een activiteit die niet online betaald wordt, krijgt hij eerst een mail dat zijn aanvraag binnen is. Elke verstuurde mail lees je later terug, precies zoals de gast hem kreeg.

Overstap opGeldlijn · Aanbetaling

Gastportaal

In zijn eigen portaal ziet de gast zijn dag, wie er meekomt en wat er nog openstaat. Hij logt in met een link uit zijn mail en past tot de startdag zelf niveau, ervaring en zijn noodcontact aan. Wat hij wijzigt, zie jij terug op de boeking.

Overstap opGeldlijn · Restbedrag

Herinnering

Twee weken voor de start krijgt de gast een mail om zich voor te bereiden. Twee dagen ervoor volgt de laatste, met het verzamelpunt, de starttijd en zijn medewerker met telefoonnummer. Als daar nog iets van ontbreekt, wacht de mail een dag en zie jij wat er mist.

Overstap opTeamlijn · Medewerker

Lestaal

Bij het boeken kiest de gast in welke taal hij les wil. Wanneer de medewerker die je inplant die taal mist, krijgt de gast daar een mail over, met de talen van de medewerker erbij. Zo hoort hij het ruim voor de les.

Overstap opTeamlijn · Medewerker

Wachtlijst

Wanneer een datum vol is, zet de gast zich op de wachtlijst. Dat kost hem niets en hij ziet welke plek hij in de rij heeft. Als er een plek vrijkomt, kies jij wie hem krijgt en met een betaallink is het rond.

Overstap opAgendalijn · Agenda

Aanbetaling

Per activiteit kies je een vast bedrag, een percentage of helemaal geen aanbetaling. Bij het afrekenen kiest de gast of hij alles betaalt of eerst de aanbetaling, met iDEAL, Bancontact of kaart. Als hij afhaakt op de betaalpagina, krijgt hij na anderhalf uur één mail met een knop om af te ronden.

Overstap opGastlijn · Bevestiging

Kortingscode

Een kortingscode geeft een percentage of een vast bedrag korting, op de activiteiten en tussen de data die jij kiest. Je stuurt de gast een link waar de code al in zit, of hij typt hem zelf in bij de laatste stap. Met een grens bepaal je hoeveel boekingen de code mogen gebruiken.

Overstap opWebshoplijn · Boekknop

Restbedrag

via betaallink

Het restbedrag vervalt 28 dagen voor de start, of zoveel dagen als jij per activiteit kiest. Veertien en drie dagen ervoor krijgt de gast een herinnering met een knop om te betalen. Elke betaallink kan maar één keer betaald worden, dus dubbel betalen kan niet.

Overstap opGastlijn · Gastportaal

Aanmaning

Drie dagen na een gemiste vervaldatum ligt er een aanmaning voor je klaar. Je leest hem eerst, schuift de nieuwe datum op als dat nodig is en zet er een persoonlijke regel boven. Daarna verstuur je hem of laat je hem liggen, want uit zichzelf gaat een aanmaning nooit weg.

Factuur

Zodra alles betaald is, maakt het systeem de factuur en mailt hem als pdf in de taal van de boeking. Als de gast eerder een factuur wil, maak je hem zelf, na een voorbeeld om na te kijken. Een uitgegeven factuur houdt zijn nummer en verandert niet meer.

Boekhouder

Je boekhouder krijgt van elke factuur een kopie, zodra je zijn mailadres hebt ingevuld. Per boeking zie je wanneer die kopie verstuurd is.

Terugbetalen

Een online betaling stuur je terug naar dezelfde kaart of rekening, helemaal of voor een deel. De gast krijgt een mail dat het geld onderweg is. Wanneer je contant of per bank teruggaf, schrijf je dat op, zodat de stand klopt.

Geldoverzicht

Op de geldpagina zie je wat er deze maand binnenkwam, wat Stripe nog verwerkt en wat er onderweg is naar de bank. Daaronder staat per week wat je nog verwacht, met wat over tijd is in rood.

Les of editie

Elke les of editie heeft een aantal plekken. Hoeveel er geboekt en vrij zijn, telt het systeem steeds opnieuw uit de boekingen, dus die stand klopt altijd. Een les met gasten en nog zonder medewerker zet het dashboard apart.

Overstap opAgendalijn · Agenda

Medewerker

gekozen met het inzetvoorstel

Het inzetvoorstel zet bovenaan wie de gast eerder had, wie zijn taal spreekt, wie de vaardigheid heeft en wie die week nog weinig uren maakte. Je vraagt het per les of voor een hele week en ziet bij elk voorstel waarom. Wie verlof heeft of op dat moment al ingepland staat, slaat het voorstel over.

Overstap opAgendalijn · WeekplanningAgendalijn · Verlof

Groepsindeling

Een editie met veel gasten deel je op in groepen, elk met een eigen niveau en een eigen medewerker. In de app ziet die medewerker alleen de gasten van zijn groep. Als een groep groter wordt dan gewoonlijk, zie je dat meteen.

Personeelsapp

Je medewerker zet de app op het beginscherm van zijn telefoon en ziet op Vandaag zijn lessen, met verzamelpunt, collega’s met een belknop en de deelnemers. De app blijft leesbaar zonder bereik. Prijzen en betalingen staan er niet in.

Overstap opAgendalijn · Verlof

Berichten

Wanneer de tijd of het verzamelpunt van een les verandert, staat dat bij iedereen op die les in de app. Voor al het andere stuur je zelf een bericht, zoals ‘neem je eigen lunch mee’. Per medewerker zie je of hij het las.

Overstap opAgendalijn · Agenda

Urenextra, betaalde extra, per maand aan en uit

Uit het rooster maakt het systeem per gewerkte dag een urenregel, met het tarief van dat moment. Opnieuw draaien kan altijd: wat er al stond, blijft staan en niets komt dubbel. Goedkeuren doe je voor een hele lijst tegelijk.

Overstap opAgendalijn · Weekplanning

Loonexportextra, betaalde extra, per maand aan en uit

Elke maand download je een overzicht in Excel, met per medewerker de dagen, de uren en het tarief. Voor je loonadministratie zet je de uren klaar als CSV, die ook netjes in Excel opent. Dat bestand zet je zelf over naar je salarispakket.

Agenda

Elke les en editie staat in de agenda, met hoeveel plekken er geboekt en vrij zijn, hoeveel gasten er wachten en wie er werkt. Rood betekent vol, of nog niemand ingepland.

Overstap opTeamlijn · Les of editie

Weekplanning

De planning laat het hele seizoen zien, week voor week. Per dag zie je hoeveel lessen er gasten hebben, hoeveel daarvan nog een medewerker missen en wie er vrij is. Een naam sleep je zo op een les, of je laat het inzetvoorstel een hele week voorstellen en wijst in één keer toe.

Overstap opTeamlijn · Medewerker

Dashboard

Het dashboard is de ochtendlijst van kantoor. Daar staan nieuw verlof, volle of bijna volle dagen, boekingen die aandacht vragen, de lessen van deze week en lessen waar nog niemand voor staat. Wat je gezien hebt, vink je af voor het hele team.

Overstap opTeamlijn · Les of editie

Verlof

Je medewerker meldt verlof in de app, minstens een week vooruit en op een moment dat hij nog niet ingepland staat. Het staat dan meteen vast en verschijnt op je dashboard. Kantoor zet zelf verlof op elke datum en haalt het weg als het toch niet uitkomt.

Overstap opTeamlijn · Personeelsapp

Open en dicht

Per activiteit stel je in hoeveel plekken een dag heeft en welke dagen open zijn. Met nul plekken gaat een dag dicht. Je kiest ook tot wanneer gasten online boeken, bijvoorbeeld tot een dag voor de start.

Overstap opWebshoplijn · Boekingssite

Webshop

Je eigen webshop blijft je etalage. Elke activiteit heeft in het systeem een eigen boekpagina met een vast adres, in het Nederlands en het Engels.

Boekingssite

De gast boekt in drie stappen: kiezen, gegevens invullen en bevestigen. Een account heeft hij daarvoor niet nodig. Als iemand anders net de laatste plek pakt, krijgt hij tot drie andere data of de wachtlijst.

Overstap opGeldlijn · Aanbetaling

Met de hand

Voor een gast die belt, mailt of via een partner komt, voert kantoor de boeking zelf in. Het systeem stelt bedrag en aanbetaling voor uit de activiteit en jij past aan wat je afsprak. Daarna stuur je een betaallink en loopt alles verder als bij een online boeking.

Overstap opGeldlijn · Restbedrag

Melding aan kantoor

Bij elke online boeking, aanvraag of aanmelding voor de wachtlijst gaat de bel in de backoffice. Ook komt er een mail in de kantoormailbox, met de gegevens en een knop naar de boeking. Zo zie je nieuwe boekingen ook als je even niet in het systeem zit.

Overstap opAgendalijn · Dashboard